Sedem smrtnih grehov pri vodenju sestankov

Za boljšo delovno uspešnost!

Sestanki so nujno zlo v podjetjih, saj z njimi izboljšujemo komunikacijo, podpiramo timsko delo, povečujemo informiranost in iščemo inovativne rešitve. Vse lepo in prav, ampak če sestanki niso vodeni pravilno, lahko z njimi več izgubimo kot pridobimo.

Po ameriški raziskavi se zaposleni v režiji mesečno udeležijo v povprečju kar 31 sestankov, ki v povprečju trajajo vsaj eno uro. Po ocenah naj bi bila polovica tega časa zapravljenega, kar pomeni, da se na mesec izgubi vsaj 15,5 ur produktivnega časa.

Težave z izgubami produktivnosti zaradi sestankov se je lotil tudi glavni izvršni direktor AOL Tim Armstrong, ki je svoje zaposlene nagovoril, naj skušajo optimizirati čas, ki ga namenijo sestankom. Po njegovih napotkih naj bi sestanek trajal samo 30 minut, sestankovanje pa ne sme preseči 15 odstotkov delovnega časa zaposlenega. Torej je za vzdrževanje razmerja 85:15 treba resno premisliti o tem, ali je dodaten sestanek resnično potreben, saj bo zaradi njega treba odpovedati drugega. Z namenom obvladovanja procesa sestankov podjetje uporablja Googlove aplikacije, ki omogočajo nastavitev časovnih omejitev sestanka.

Če želite slediti načelom delovne učinkovitosti, je koristno, da se seznanite z naslednjimi smrtnimi grehi, ki jih počnemo pri organizaciji sestankov:

1. Sestankovanje brez pravega namena
   Sestanki imajo različne namene, predvsem pa jih lahko razdelimo na tri področja: informiranje o poslovanju in dogajanju v podjetju, delitev dela ali iskanje rešitev. Temu primerno se tudi pripravi agenda sestanka in poročila zaposlenih na sestanku.
2. Sestankovanje brez zapisa
   Pogosto se na sestankih sprejmejo številni dogovori. Če jih nihče ne zapiše, prehitro utonejo v pozabo.
3. Neustrezna zasedba na sestankih
   Ko vključujete ljudi v sestanke, poskrbite, da so ustrezno usposobljeni in zainteresirani za produktivno sodelovanje na sestanku.
4. Uporaba telefonov
   V času sestankov naj bodo telefoni utišani in pospravljeni stran od oči. Brskanje po internetu nakazuje več možnih težav: nezainteresiranost posameznika, neustrezna tematika na sestanku, pomanjkanje avtoritete vodje sestanka ipd.
5. Monologi
   Sestanki so namenjeni izmenjavi mnenj, ne pa ponavljanju že znanih dejstev, po možnosti celo v obliki monologov posameznikov, ki menijo, da je pomembno samo njihovo delo. Časovne omejitve podajanja informacij vsakega udeleženca sestanka so lahko zelo učinkovite.
6. Zasebni pogovori
   Vsekakor se v okolju, kjer so vezi bolj prijateljske, hitro sprostimo in pustimo, da pogovor iz službene sfere zaide v prijateljsko. Kanček tega je seveda dobrodošel, saj pozitivno vpliva na pripadnost in klimo v podjetju, vendar je treba paziti, da motnje ne postanejo prehude. Za zasebne pogovore so veliko bolj primerni pogovori ob malici.
7. Nestrpnost, poniževanje, prevzetnost
   Pomanjkanje kulture in spoštovanja do ljudi lahko privede tudi do zelo neustrezne komunikacije na sestankih, kjer se namesto dela kritizirajo ljudje, kjer se ne posluša, kjer nihče ne ve tako dobro kot vodja ipd. Pazite, nespoštovanje ljudi in javno šikaniranje je eden od glavnih razlogov za nižjo produktivnost, za bolniško odsotnost in tudi za odpovedi delovnega razmerja. Poleg tega nikakor ne želite, da imajo po vašem sestanku zaposleni še en sestanek, na katerem se pogovorijo o tem, kako grozno je bilo na sestanku pred tem.

Preden boste organizirali naslednji sestanek, si obvezno postavite naslednja tri vprašanja:

• Je sestanek res potreben?
• Kdo resnično mora biti udeležen na tem sestanku?
• Kaj je namen sestanka in kako boste poskrbeli, da ga boste dosegli (jasen cilj, priprava materialov, priprava metode vodenja sestankov)?