Razvoj zaposlenih s pomočjo letnih razgovorov
Letni in razvojni
pogovori so bili hit v upravljanju s kadri pred dobrim desetletjem, vendar so
jih mnogi kaj kmalu razočarani opustili. Glavni razlog: praksa se v podjetju ni
obnesla.
Pet nasvetov, kako spraviti letne razgovore v življenje:
- Vrhnji
menedžment mora prepoznati vrednost in pomembnost razgovorov za razvoj kadrov v
podjetju. Če vrhnji menedžment ne izvaja letnih razgovorov, je popolnoma
nerealno pričakovati, da jih bodo izvajali drugi.
- Vsi,
ki so zadolženi za vodenje, morajo biti usposobljeni za izvajanje letnih
razgovorov. V nasprotnem primeru se razgovori izvedejo po “hitrem postopku”, da
se vodje rešijo neprijetnega opravila.
- Letni
razgovori niso stvar pogajanj: Pogosto vodje nergajo, da jim izvajanje letnih
razgovorov jemlje preveč časa. Podjetja morajo razumeti, da je temeljno delo
vodje, da upravlja s svojimi podrejenimi. In nekdo, ki reče, da je ena ura na
leto, ki bi jo namenil svojemu zaposlenemu, izguba časa, ne more biti vodja.
- Letne
razgovore mora nekdo koordinirati: Kljub temu, da je vodenje razgovorov
sprejeta nujna aktivnost, vodje pogosto potrebujejo kakšno spodbudo. Zato je
potrebno, da je nekdo v organizaciji zadolžen za to, da spremlja in zasleduje
izvajanje razgovorov.
- Cilje,
ki si jih zaposleni opredelijo v razgovorih, je treba večkrat letno pregledati
in zasledovati njihovo izvajanje.
Obrazci naj bodo prilagojeni
potrebam podjetja
Pred izvajanjem
letnih razgovorov se je treba odločiti, kaj želimo z njimi doseči. Osnovni
cilji letnih razgovorov načeloma so:
- strukturiran
pogovor o preteklem delu zaposlenega,
- pridobivanje
povratne informacije o delu zaposlenega,
- postavitev
ciljev za prihodnje delo.
|
Tem ciljem se
lahko pridružijo še drugi:
- priprava
načrta usposabljanj po posameznem zaposlenem,
- analiza
posameznikovega počutja v organizaciji: zadovoljstvo s sodelavci, zadovoljstvo
s plačo ipd.,
- analiza
timske dinamike: kako poteka delo v timu, kaj bi bilo treba izboljšati,
- analiza
zadovoljstva z nadrejenim: letni razgovor je lahko odlična priložnost za
pogovor med nadrejenim in podrejenim o njunem odnosu, pričakovanjih ipd.,
- zbiranje
predlogov za razvoj organizacije in za uvajanje izboljšav: v letnem razgovoru
lahko zaposlene s primernimi vprašanji pozovete k temu, da razmišljajo o
novostih, izboljšavah in prispevajo k strateškemu repozicioniranju
organizacije.
|
Obrazci naj bodo
pripravljeni tako, da podpirajo cilje, ki jih zasledujemo z izvajanjem letnih
razgovorov.
Obrazce naj
zaposleni prejmejo pred izvajanjem razgovora
Dobro je, da
imajo zaposleni dovolj časa, da se ustrezno pripravijo na razgovor. Zato jim
obrazce pošljemo vsaj teden dni pred razgovorom in podamo rok, ko jih morajo
izpolnjene vrniti vodji. Tako ima vodja čas, da temeljito prebere njihovo
mnenje, poda svoje in se dobro pripravi na pogovor z zaposlenim.
Nasveti za samo izvedbo letnega razgovora
Kot smo že
omenili, je za dobro izveden letni razgovor ključna ustrezna priprava vodje in
tudi zaposlenega, s katerim se pogovor izvaja. Prav tako je zelo pomembno, da
se pri izvajanju držite naslednjih napotkov:
- Vzemite si
čas: Poskrbite, da bo razgovor potekal v prostoru, kjer ne bo nenapovedanih
motenj. Prav tako utišajte telefone. Pomembno je, da izberete tak čas v dnevu,
ko ste manj zasedeni in da se vam ne mudi, saj boste le tako lahko ostali
sproščeni in se v celoti posvetili izvajanju razgovora.
- Poskrbite za
prijetno vzdušje: Bodite pozitivno naravnani, saj namen letnega razgovora
nikakor ni kritiziranje in prepiranje, temveč sproščen pogovor in iskanje
priložnosti za izboljšave.
- Uporabite
obrazec, da vas vodi v pogovoru: Pogosto se zgodi, da tema pogovora zaide v
sfere, ki niso več namen letnega razgovora. Zato sledite obrazcu, da boste
resnično obdelali vso tematiko, ki ste si jo zadali.
- Aktivno
poslušajte: Pustite zaposlenega, da do konca izrazi svoje misli, prav tako je
pomembno, da njegovih idej ne zatrete, temveč jih skušate razumeti.
- Obvladujte
svoja čustva: Letni razgovor ni nujno ves čas prijeten, saj se pogosto na njem
zaposleni lotijo perečih tem, kar je navsezadnje tudi namen. Kot vodja morate
obvladovati svoja čustva in na asertiven način rešiti morebitna razhajanja v
mnenjih.
- Uporabite
metode coachinga: Veliko sprašujte, postavljajte dobra vprašanja in vzemite si
čas, da zaposleni sami razmišljajo o metodah za izboljšave in rešitvah. Letni
razgovor sam po sebi predvideva bolj demokratičen način vodenja, zato aristokratski
pristop vodje ni primeren. Poleg tega se zavedajte, da se bodo zaposleni
bistveno bolj zagreli za realizacijo rešitev, ki so si jih sami zamislili.
Letnemu razgovoru
naj sledi … skupinska analiza
Dobra praksa
najuspešnejših podjetij je, da se po opravljenih razgovorih sestane ključen
kader, kjer se skupaj pogovorijo o uspešnosti dela zaposlenih. Pri tem je
mnogim v pomoč tabela z devetimi celicami (nine-blocker), v katero razvrstijo
zaposlene na podlagi dveh parametrov: uspešnost pri delu in odnos do dela. Tako
se na nivoju najvišjega vodstva opredelijo usmeritve za zaposlene v podjetju.