Letni in razvojni pogovori so bili hit v upravljanju s kadri pred dobrim desetletjem, vendar so jih mnogi kaj kmalu razočarani opustili. Glavni razlog: praksa se v podjetju ni obnesla.

1. Vrhnji menedžment mora prepoznati vrednost in pomembnost razgovorov za razvoj kadrov v podjetju. Če vrhnji menedžment ne izvaja letnih razgovorov, je popolnoma nerealno pričakovati, da jih bodo izvajali drugi.
2. Vsi, ki so zadolženi za vodenje, morajo biti usposobljeni za izvajanje letnih razgovorov. V nasprotnem primeru se razgovori izvedejo po “hitrem postopku”, da se vodje rešijo neprijetnega opravila.
3. Letni razgovori niso stvar pogajanj: Pogosto vodje nergajo, da jim izvajanje letnih razgovorov jemlje preveč časa. Podjetja morajo razumeti, da je temeljno delo vodje, da upravlja s svojimi podrejenimi. In nekdo, ki reče, da je ena ura na leto, ki bi jo namenil svojemu zaposlenemu, izguba časa, ne more biti vodja.
4. Letne razgovore mora nekdo koordinirati: Kljub temu, da je vodenje razgovorov sprejeta nujna aktivnost, vodje pogosto potrebujejo kakšno spodbudo. Zato je potrebno, da je nekdo v organizaciji zadolžen za to, da spremlja in zasleduje izvajanje razgovorov.
5. Cilje, ki si jih zaposleni opredelijo v razgovorih, je treba večkrat letno pregledati in zasledovati njihovo izvajanje.

Obrazci naj bodo prilagojeni potrebam podjetja

 Pred izvajanjem letnih razgovorov se je treba odločiti, kaj želimo z njimi doseči. Osnovni cilji letnih razgovorov načeloma so:

Tem ciljem se lahko pridružijo še drugi:

Obrazci naj bodo pripravljeni tako, da podpirajo cilje, ki jih zasledujemo z izvajanjem letnih razgovorov.

Obrazce naj zaposleni prejmejo pred izvajanjem razgovora

Dobro je, da imajo zaposleni dovolj časa, da se ustrezno pripravijo na razgovor. Zato jim obrazce pošljemo vsaj teden dni pred razgovorom in podamo rok, ko jih morajo izpolnjene vrniti vodji. Tako ima vodja čas, da temeljito prebere njihovo mnenje, poda svoje in se dobro pripravi na pogovor z zaposlenim.

Kot smo že omenili, je za dobro izveden letni razgovor ključna ustrezna priprava vodje in tudi zaposlenega, s katerim se pogovor izvaja. Prav tako je zelo pomembno, da se pri izvajanju držite naslednjih napotkov:

1. Vzemite si čas: Poskrbite, da bo razgovor potekal v prostoru, kjer ne bo nenapovedanih motenj. Prav tako utišajte telefone. Pomembno je, da izberete tak čas v dnevu, ko ste manj zasedeni in da se vam ne mudi, saj boste le tako lahko ostali sproščeni in se v celoti posvetili izvajanju razgovora.
2. Poskrbite za prijetno vzdušje: Bodite pozitivno naravnani, saj namen letnega razgovora nikakor ni kritiziranje in prepiranje, temveč sproščen pogovor in iskanje priložnosti za izboljšave.
3. Uporabite obrazec, da vas vodi v pogovoru: Pogosto se zgodi, da tema pogovora zaide v sfere, ki niso več namen letnega razgovora. Zato sledite obrazcu, da boste resnično obdelali vso tematiko, ki ste si jo zadali.
4. Aktivno poslušajte: Pustite zaposlenega, da do konca izrazi svoje misli, prav tako je pomembno, da njegovih idej ne zatrete, temveč jih skušate razumeti.
5. Obvladujte svoja čustva: Letni razgovor ni nujno ves čas prijeten, saj se pogosto na njem zaposleni lotijo perečih tem, kar je navsezadnje tudi namen. Kot vodja morate obvladovati svoja čustva in na asertiven način rešiti morebitna razhajanja v mnenjih.
6. Uporabite metode coachinga: Veliko sprašujte, postavljajte dobra vprašanja in vzemite si čas, da zaposleni sami razmišljajo o metodah za izboljšave in rešitvah. Letni razgovor sam po sebi predvideva bolj demokratičen način vodenja, zato aristokratski pristop vodje ni primeren. Poleg tega se zavedajte, da se bodo zaposleni bistveno bolj zagreli za realizacijo rešitev, ki so si jih sami zamislili.

Letnemu razgovoru naj sledi … skupinska analiza

Dobra praksa najuspešnejših podjetij je, da se po opravljenih razgovorih sestane ključen kader, kjer se skupaj pogovorijo o uspešnosti dela zaposlenih. Pri tem je mnogim v pomoč tabela z devetimi celicami (nine-blocker), v katero razvrstijo zaposlene na podlagi dveh parametrov: uspešnost pri delu in odnos do dela. Tako se na nivoju najvišjega vodstva opredelijo usmeritve za zaposlene v podjetju.